Lielākā daļa parasto lietotāju strādā ar e-pastu tieši vietnē. Tā nodrošinātā funkcionalitāte ir pietiekama, lai izveidotu un saņemtu e-pastus. Bet ko darīt, ja jums ir jānosūta viena un tā pati vēstule lielam skaitam cilvēku, jums ir jānosūta noteikta ziņa noteiktā laikā, jāturpina sūtīt vēstules bez cilvēka līdzdalības, kamēr viņš atvaļinājumā gozējas pludmalē? Šādos gadījumos palīgā nāk visa veida programmas un pakalpojumi automātiskai pasta sūtīšanai. Viņi atšķiras pēc funkcionalitātes, maksas / bezmaksas, darba iezīmēm un daudziem citiem faktoriem, taču tos vieno tas, ka viņiem nav nepieciešama pastāvīga cilvēka klātbūtne, lai strādātu. E-pastus var nosūtīt 24 stundas diennaktī ar dažādiem regulējamiem intervāliem.
Kāpēc mums ir nepieciešami informatīvie izdevumi?
Uzskats, ka vietne ir galvenais un efektīvākais mārketinga instruments, ir tālu no patiesības. Lielākā daļa preces vai pakalpojuma pircēju vienā vietātīmekļa lapas apmeklējums vēl nav gatavs pieņemt lēmumu par pirkumu. Iemesli var būt dažādi, un ne pēdējā vietā ir banāla aizmāršība. Klienti vienkārši neatceras, ka būtu redzējuši kaut ko tādu, kas būtu piesaistījis viņu uzmanību. Dažiem potenciālajiem pircējiem ir vairākkārt par sevi jāatgādina, līdz viņi beidzot veic pirkumu. Un automātiski izsūtītais e-pasts kalpo kā atgādinājums.
E-pasta klientu un pakalpojumu iespējas
Ir daudz programmu un pakalpojumu automātiskai korespondences nosūtīšanai, gan maksas, gan bezmaksas. To funkcionalitāte neaprobežojas tikai ar vēstuļu nosūtīšanu bez cilvēka iejaukšanās, to iespējas ir daudz plašākas:
- Pirms masveida sūtīšanas vēstuļu efektivitāti var pārbaudīt uz izvēlētas lietotāju grupas, izpētot šo vēstuļu nosūtīšanas un piegādes statistiku, klientu aktivitāti pēc to saņemšanas.
- Pakalpojumi ļauj regulāri atjaunināt abonentu sarakstu, apstrādājot pakalpojumu ziņojumus par piegādes kļūdām. Tādējādi sistēmas resursi netiek tērēti bezjēdzīgai pasta sūtīšanai uz adresēm, kuras vairs nepastāv.
- Statistikas dati par saišu klikšķiem e-pastā palīdzēs novērtēt reklāmas kampaņas efektivitāti.
- Iebūvēta tehnoloģija abonentu atrašanās vietas noteikšanai ļaus atlasīt vēstules sūtīšanai, pamatojoties uz ģeogrāfiju.
- Vēstuļu sūtīšanas bāzi var papildināt dažādos automātiskos veidos, piemēram, skenējotvietnes tīmeklī.
Ir konfigurētas arī automātiskās atbildes uz vēstulēm. Tas noderēs, piemēram, aizejot. Personu, kas to uzrakstīja, var informēt, ka vēstule ir saņemta, bet atbilde uz to būs pēc atgriešanās. Ja ir notikušas izmaiņas e-pasta adresē, tad uz veco adresi nosūtīto pastu saņemšana ir ļoti vienkārša – vienkārši iestatiet pārsūtīšanu. Bet kā informēt visus, kas raksta, ka vecā adrese vairs nav aktuāla, un nākamreiz labāk rakstīt tieši uz citu? Un automātiskā rakstīšana palīdzēs šajā jautājumā.
Šādām programmām parasti ir tipiskas burtu veidnes, kuras var viegli pārveidot, lai tās atbilstu jūsu vajadzībām. Pateicoties tam visam, automātiskā pasta sūtīšana ļauj reklamēt preces un pakalpojumus, tērējot minimālu laiku un naudu reklamēšanai, korespondences apstrādei un analīzei.
Ko sūtīt?
Populārākās vēstules ir apsveikumi (piemēram, pēc reģistrēšanās resursā) un pateicības (piemēram, par perfektu pasūtījumu vai ilgstošu sadarbību ar uzņēmumu).
Apsveikumi ir visvairāk lasītie burti. Cilvēki ir pieraduši tos redzēt, vairums to atver, meklējot kādu noderīgu vai interesantu informāciju.
Pateicības vēstulēs var būt informācija par pasūtījumu, piegādes veidu, dažādām akcijām un atlaidēm pastāvīgajiem klientiem. Tas viss piesaista cilvēkus, un šādas vēstules, kā likums, arī tiek lasītas vai vismaz nejauši caurskatītas.
Automātiskā rakstīšana varpiedāvāt produktus, kas saistīti ar tiem, kurus persona ir iegādājusies vai par kuriem viņš interesējies. Vēstules ļaus apsveikt, piemēram, dzimšanas dienā, izsakot individuālu izdevīgu piedāvājumu.
Lai strādātu ar sarežģītām klientu problēmām, protams, jau būs nepieciešami speciālisti. Taču vienkāršākas problēmas, pateicoties automātiskajiem burtiem, var atrisināt visu diennakti un katru dienu, kad lietotājiem tās ir vajadzīgas.
Starp dažādām programmām un pakalpojumiem Microsoft Outlook programma ir labi zināma, tāpēc adresātu sarakstu izveides metodes, automātiskās atbildes un noteiktu vēstuļu pārsūtīšana uz citām adresēm tiks apskatītas, izmantojot tās piemēru.
Jaunumu izdevums
Lai nosūtītu vēstuli lielai cilvēku grupai, katru reizi tie nav manuāli jāpievieno adresātu sarakstam. Lai to izdarītu, varat izveidot adresātu sarakstu. Programmas cilnē "galvenā" ir jāatlasa vienums "izveidot kontaktu grupu", pēc tam jānorāda šīs grupas nosaukums un jāpievieno tai dalībnieki. Dalībnieku saraksts un grupas nosaukums, ja nepieciešams, tiek rediģēts vai pilnībā izdzēsts. Viena un tā pati kontaktpersona var tikt iekļauta patvaļīgi daudzās lietotāju grupās, kurām tiks veikta automātiskā pasta sūtīšana. Tas ietaupa daudz laika.
Automātiskā rakstīšana: kā to izdarīt
Dažkārt ir nepieciešams nosūtīt automātisku vēstuli stingri noteiktā laikā un paša sūtītāja prombūtnes laikā pie datora. Automātiska e-pasta sūtīšana programmā Outlook ļauj to izdarīt. Jums vajadzētu uzrakstīt parastu vēstulipievienojiet tai vajadzīgos failus, norādiet adresātu(s) vai adresātu sarakstu un pēc tam dodieties uz izvēlnes sadaļu "Opcijas". Tālāk šajā sadaļā tiek atlasīts vienums "aizkavēta piegāde" un pēc tam - "nepiegādāt līdz". Pēc tam tiek konfigurēti visi nepieciešamie parametri, tostarp vēstules nosūtīšanas datums un laiks, piegādes un lasīšanas paziņojumu esamība vai neesamība utt.
Pēc visu nepieciešamo datu norādīšanas nosūtiet e-pastu. Tas tiks saglabāts nosūtīto vēstuļu mapē, bet reāli pie adresāta nonāks tikai norādītajā dienā un stundā. Svarīgi, lai šajā brīdī dators būtu ieslēgts, tajā darbotos programma un būtu arī interneta pieslēgums. Ja šie nosacījumi netika izveidoti īstajā laikā, tad automātiska vēstuļu nosūtīšana notiks tajā brīdī, kad tie beidzot tiks izpildīti. Tas nav īpaši ērti, taču neko nevar darīt.
Automātiski pārsūtīt Outlook e-pastus
Ir divi veidi, kā nosūtīt vēstules no pirmā adresāta citiem – pārsūtot un pāradresējot. Pārsūtītās vēstules izceļas ar saīsinājuma FW klātbūtni tēmā, un adresāts redz, no kuras adreses vēstule sākotnēji nosūtīta un no kuras tā vēlāk viņam pārsūtīta. Pāradresācija adresātam nav pamanāma, viņš redz vēstuli tādu, kādu nosūtījis pirmais sūtītājs.
Pārsūtīšanas vadība
Var iestatīt vai nu pilnīgi visu ziņojumu pārsūtīšanu, vai izveidot noteikumus, kas nosaka, kas un kad ir jāpārsūta. Šajā gadījumā pārsūtītās ziņas tiek saglabātas mapē"Iesūtne". Programma analizē nosūtīto vēstuli un, ja tā atbilst noteikumos norādītajiem nosacījumiem, veic šajā noteikumā norādīto darbību. Tā var būt ne tikai automātiska vēstuļu vai atbildes uz tiem pārsūtīšana, bet arī to pārvietošana uz noteiktu mapi, t.i., šķirošana, dzēšana utt.
Lai izveidotu noteikumus ienākošās korespondences apstrādei, programmas galvenajā cilnē ir jāatlasa vienums "noteikumi". Turklāt izvēlnē "Pārvaldīt noteikumus un brīdinājumus" saņemto vēstuļu apstrādes algoritmi jau ir tieši konfigurēti.
Pārsūtīt aizliegumu
Dažus e-pasta ziņojumus nevar pārsūtīt - tas notiek, ja sūtītājs ir aizsargājis e-pastu, ko viņi sūta, neļaujot adresātam kopīgot šo informāciju ar citiem. Šādu ierobežojumu noņem tikai sūtītājs, adresāts to nekādā veidā nevarēs izdarīt.
Arī uzņēmumos sistēmas administrators var noteikt savus noteikumus, kas ierobežo vai aizliedz pilnīgu vēstuļu pārsūtīšanu ārpus uzņēmuma tīkla un dažkārt pat tā ietvaros. Tas tiek darīts, lai aizsargātu uzņēmuma informāciju.
Automātiskās atbildes
Ja adresāts nav klāt komandējuma, atvaļinājuma, slimības vai kāda cita iemesla dēļ, var iestatīt automātiskas atbildes uz vēstulēm. Ja pasts atrodas korporatīvajā pasta pakalpojumā, varat arī izveidot dažādas atbildes uz vēstulēm, kas nāk no citiem uzņēmuma darbiniekiem, un uz tām, kas saņemtas no ārpuses.
Lai iespējotu šo funkciju, programmas izvēlnes sadaļā "fails" atlasiet vienumu "automātiskās atbildes", kur jāizvēlas "sūtīt automātiskās atbildes". Šajā sadaļā ir rakstīts vēstuļu teksts un norādīts periods, kurā šīs atbildes tiks nosūtītas. Ja lietotājs ir tiešsaistē pirms šī perioda beigām, viņam tiks piedāvāts atspējot šo funkciju.
Automātisko atbilžu darbības laikā varat iestatīt pasta apstrādes noteikumus, piemēram, lai tos pārsūtītu citiem uzņēmuma darbiniekiem, kuri var atrisināt radušās problēmas utt.
Programmā ir pieejama detalizēta palīdzība, kā arī rīka padomi, kas palīdz izvairīties no izplatītām kļūdām, strādājot ar to.
