Krievijā arvien lielāku popularitāti iegūst uz KPI balstītas personāla darbības novērtēšanas sistēmas. Šādu mehānismu galvenās priekšrocības ir uzņēmumu darbības racionālā atspoguļošanā.
KPI: kas tas ir
KPI (KPIs) ir angļu valodas saīsinājums no “galvenajiem darbības rādītājiem”, krievu valodā tas tiek saukts par KPI – galvenie darbības rādītāji (dažreiz parametri). Bet oriģinālajā ārzemju skanējumā tas tiek lietots kā norma. KPI ir sistēma, kas ļauj novērtēt uzņēmuma darbinieku sniegumu, lai sasniegtu mērķus (stratēģiskos un taktiskos).
"Galvenie rādītāji" ļauj uzņēmumam analizēt savas struktūras kvalitāti, potenciālu problēmu risināšanā. Uz KPI bāzes tiek veidota arī mērķu vadības sistēma. Tas ir vissvarīgākais faktors: ja nav pazīmju, kas liecinātu par darbības rādītāju mērķēšanu, tad uz “galvenajiem rādītājiem” nav ko attiecināt. Vadība pēc mērķiem un KPI tādējādi ir divas savstarpēji saistītas parādības. Pirmais ietver, pirmkārt, darba rezultātu prognozēšanu, kā arī plānošanu, kā šie rezultāti tiks sasniegti.
Kas izdomāja KPI?
Vēsture tomēr nesniedz viennozīmīgu atbildi uz šo jautājumuvar redzēt, kā pasaules vadībai gāja, lai saprastu KPI, kas tie ir un kāpēc tie ir noderīgi. 19. gadsimta beigās un 20. gadsimta sākumā sociologs Makss Vēbers noteica, ka ir divi veidi, kā novērtēt darbinieku darbu: tā sauktais "sultāns" un meritokrātisks. Saskaņā ar pirmo, priekšnieks (“sultāns”) pēc saviem ieskatiem novērtēja, cik labi cilvēks tiek galā ar saviem pienākumiem. Racionālajam sākumam šeit ir otršķirīga loma, galvenais ir tīri emocionāla padotā darba uztvere.
Meritokrātiskā metode ir tad, kad darba rezultātus vērtē pēc reāliem sasniegumiem, iesaistot objektīvus mērīšanas mehānismus. Šo pieeju Rietumu valstu vadības teorētiķi pielāgoja un pakāpeniski izkristalizējās tā, ko mēs zinām kā KPI sistēmu. Svarīga loma personāla darbības racionālas vērtēšanas sistematizācijā bija Pītera Drukera darbiem, kurš tiek uzskatīts par vadību par zinātnes disciplīnu. Zinātnieka jēdzieni tieši nosaka, ka mērķi ir, bet tiek novērtēts to sasniegšanas pakāpe, izmantojot galvenos darbības rādītājus.
KPI priekšrocības
KPI sistēmas galvenā pozitīvā puse ir visiem uzņēmuma darbiniekiem pārskatāma darbaspēka un visa uzņēmuma darba novērtēšanas mehānisma klātbūtne. Tas ļauj iestādēm reāllaikā novērtēt visu pakļauto struktūru darbību, prognozēt, kā tiks risināti uzdevumi un sasniegti mērķi. Nākamais KPI pluss ir tas, ka vadībai ir instruments padoto darba pielāgošanai, ja esošie rezultāti atpaliekno plānotā.
Ja, piemēram, pirmajā pusgadā veiktspējas mērījumos atklājas, ka noteikti darbības parametri nav pietiekami augsti, tad tiek rīkoti semināri, lai noskaidrotu iemeslus un mudinātu darbiniekus pēc nākamā pusgada strādāt labāk. Vēl viena pozitīvā KPI puse ir atgriezeniskā saite starp speciālistu un vadītāju. Pirmie saņems ne tikai norādījumus un dažkārt šķietami tendenciozu ķemmēšanu, bet arī pamatotus komentārus, otrie uzlabos sniegumu, norādot kļūdas un nepilnības padotā veiktajā darbā.
KPI mīnusi
Novērtējumu rezultātus KPI (veiktspējas rādītāju kā tādu) ietvaros var interpretēt ne visai pareizi, un tas ir šīs sistēmas galvenais trūkums. Parasti šādas problēmas rašanās iespējamība ir mazāka, jo lielāka uzmanība tiek pievērsta kritēriju veidošanas posmā, kā novērtēt veiktspējas parametrus. Vēl viens KPI mīnuss ir tas, ka uzņēmumiem būs jātērē daudz resursu, lai ieviestu šo sistēmu (parasti aprēķina laikā, darbaspēkā un finansēs). Mēs, protams, runājam par darbu pie atbilstoša izstrādes līmeņa efektivitātes galvenajiem parametriem. Pastāv iespēja, ka būs jāveic vērienīga darbinieku pārkvalifikācija: speciālistu - ar mērķi mainīt uzdevumus un līdz ar to arī darba apstākļus, savukārt vadībai būs jāapgūst jaunas metodes padoto darba novērtēšanai. Uzņēmums var nebūt gatavs dot komandai papildu laiku, lai to apgūtujauninājumi.
KPI ieviešanas informācija
Galvenais uzdevums, ieviešot KPI sistēmu (“no nulles”), ir novērst darbinieku negatīvo attieksmi pret to. Tāpēc uzņēmuma vadībai ir skaidri jāpaziņo inovāciju jēga un praktiskie ieguvumi katram no padotajiem, kuru darbs ir pakļauts turpmākai efektivitātes novērtēšanai. Šeit labākā metode, pēc dažu HR jomas ekspertu domām, ir individuāla prezentācija, skaidrojums speciālistiem konkrētās pozīcijās: KPI - kas tie ir un kāpēc ieviest šo sistēmu uzņēmumā.
Būtu kļūda bez ierunām ar rīkojumu uzlikt efektivitātes parametrus, taču nepieciešamais solis ir uzņēmuma augstāko amatpersonu aicinājums. Ja, piemēram, tiešais vadītājs informē padotos savā nodaļā par drīzu KPI ieviešanu, tad šī informācija jāapstiprina arī izpilddirektoram. Speciālistam jāsaprot, ka galveno darbības rādītāju sistēma nav priekšnieka izdomājums, bet gan visa uzņēmuma stratēģiskās politikas elements.
Optimāls laiks KPI ieviešanai
Ekspertu vidū valda uzskats, ka KPI rādītāji, ja runājam par sistēmu, būtu jāievieš vienlaicīgi visos uzņēmuma vadības līmeņos – no parastajiem speciālistiem līdz augstākajiem vadītājiem. Saskaņā ar šo skatījumu galveno darbības rādītāju ieviešanas laiku nevar pagarināt laikā: sistēma sāk darboties nekavējoties. Jautājums tikai, kā optimāli izvēlēties tā palaišanas brīdi. Ir tāds viedoklis, ka pietiek paziņotdarbiniekiem par KPI sākumu aptuveni trīs mēnešu laikā. Ar to pietiek, lai uzņēmuma darbinieki varētu izpētīt sava darba efektivitātes turpmākā novērtējuma specifiku.
Ir arī tēze, ka kādu laiku KPI var darboties paralēli iepriekšējai maksājumu sistēmai. Atkarībā no varas iestāžu liberālisma pakāpes darbinieks varēs izvēlēties, pēc kādas shēmas viņam maksās atalgojumu. Jūs varat pilnībā motivēt cilvēku strādāt saskaņā ar jauno KPI, izmantojot prēmijas un prēmijas, kuru saņemšanas nosacījumi būs skaidri norādīti galvenajos parametros.
KPI sistēmas izveides posmi
Patiesībā pirms KPI mehānismu ieviešanas notiek vairāki sagatavošanas darba posmi. Pirmkārt, šis ir periods, kas saistīts ar uzņēmumam izvirzīto stratēģisko mērķu formulēšanu. Tā paša darba posma ietvaros vispārējā koncepcija ir sadalīta taktiskajās jomās, kuru efektivitāte ir jāmēra. Otrkārt, tā ir galveno darbības rādītāju izstrāde, to būtības noteikšana. Treškārt, tas ir darbs pie oficiālo pilnvaru sadales saistībā ar sistēmas ieviešanu, lai katra atbildīgā persona uzdotu tādu jautājumu kā “KPI - kas tie ir?”
Tādējādi visi rādītāji tiks piešķirti konkrētām personām (nodaļām) firmā. Ceturtkārt, pašreizējie biznesa procesi var būt jāpielāgo (ja to prasa atjauninātā stratēģija). Piektkārt, tā ir jaunas motivācijas sistēmas izstrādedarbiniekiem, veidojot algas formulas, pamatojoties uz jauniem kritērijiem. Pēc visu norādīto procedūru pabeigšanas varat palaist KPI sistēmu.
KPI prasības
Kā minēts iepriekš, KPI ir galvenie darbības rādītāji, kas ir nesaraujami saistīti ar uzņēmuma mērķiem. Mērķauditorijas atlases izstrādes kvalitāte ir galvenā KPI sistēmas prasība. Mērķus var veidot pēc dažādiem principiem, taču viens no populārākajiem HR vidē ir SMART koncepts. Nozīmē "konkrēts" (specifisks), "izmērāms" (izmērāms), "sasniedzams" (sasniedzams), "attiecīgs uz rezultātu" (atbilstošs), "laikā ierobežots" (ierobežots ar laiku) un tā rezultātā izstrādāti un kvalitatīvi KPI.
Šiem kritērijiem atbilstošo mērķu piemēri: "pirmajā ceturksnī atvērt tik daudz (izmērāmu) tirdzniecības vietu (konkrētu) pilsētā (attiecīgā)" vai "pārdot tik daudz aviobiļetes un tāda valsts trīs nedēļu laikā. Katrs mērķis ir jāsadala uzdevumos, kas, savukārt, tiek samazināti līdz personīgo KPI līmenim (darbiniekiem vai nodaļām). Optimālais skaits, pēc dažu ekspertu domām, ir 6-8.
KPI automatizācija
Viens no veiksmīgas KPI ieviešanas faktoriem ir tehnoloģiskā infrastruktūra. Tā kā galvenie darbības rādītāji ir racionālu rādītāju kopums, dators ar tiem paveiks ļoti labu darbu. KPI pārvaldībai ir daudz programmatūras risinājumu. Šādos izplatījumos pieejamās iespējas ir diezgan plašas. Pirmkārt, tas ir ērtiinformācijas prezentēšana (grafiku, analītikas, dokumentācijas veidā) par procesiem, kas saistīti ar KPI. Ko tas dod? Galvenokārt datu uztveres vienotība, samazinot skaitļu nepareizas interpretācijas iespējamību. Otrkārt, tā ir darbības rādītāju apkopošanas un aprēķināšanas automatizācija. Treškārt, šī ir daudzdimensionāla (ar ļoti lielu skaitļu apjomu) analīze, kuru cilvēkam bez programmas būs grūti veikt. Ceturtkārt (tīkla infrastruktūras klātbūtnē) tā ir informācijas apmaiņa starp atsevišķiem darbiniekiem un atgriezeniskās saites kanālu izveide "priekšnieks-padotais".
