E-pasts, pateicoties lielajam priekšrocību skaitam salīdzinājumā ar papīra vēstulēm, jau sen ir kļuvis par vienu no galvenajiem saziņas veidiem. Tomēr, tāpat kā daudziem citiem tehnoloģiskiem jauninājumiem, arī šim komunikācijas veidam ir savi noteikumi. Neskatoties uz to, ka saziņa ar interneta pasta starpniecību ir kļuvusi par daudzu dzīves jomu neatņemamu sastāvdaļu, lielākā daļa lietotāju nevarēs atbildēt uz jautājumu, kas ir e-pasta sastāvdaļas.
E-pasta struktūra no lietotāja viedokļa
E-pasta ziņojumi ir gan līdzīgi, gan ļoti atšķirīgi no papīra vēstulēm, kas pazīstamas vecākajai paaudzei. Taču neatkarīgi no e-pasta pakalpojuma e-pasta struktūra vienmēr ir vienāda. Uzskaitīsim e-pasta komponentus, īsi aprakstot katru no tiem:
- Lauks "Kam". Šajā laukā ir norādīta adresāta adrese. Ja ir vairāki adresāti, atdaliet tos ar semikolu.
- Lauks "Tēma". Daudzos pasta pakalpojumos tas tiek uzskatīts par obligātu. Un lietotājiem būs vieglāk atrast burtu, ja tajā būs pareizi norādīts temats.
- Vēstules pamatteksts. E-pasta ziņojuma pamatteksts satur galveno tekstu.
Slēptie e-pasta komponenti
Esam apskatījuši vēstules redzamo struktūru. Taču papildus elementiem, kas redzami ar neapbruņotu aci, uz e-pasta komponentiem var attiecināt arī šādus laukus:
- no kā (šis lauks tiek aizpildīts automātiski);
- kopija (papildus galvenajam adresātam vēstules kopija tiek nosūtīta arī kādam citam);
- aklā kopija (izmanto, ja nepieciešams nosūtīt vēstules kopiju, neinformējot galveno adresātu);
- pielikumi.
E-pasta komponenti no tehniskā viedokļa
No tehniskā viedokļa jebkurā e-pastā ir iekļauti arī šādi komponenti:
- Galvenes vai, kā tos sauc arī, SMTP protokola aploksnes. Šīs galvenes var būt vai nebūt iekļautas e-pasta ziņojuma pamattekstā. Tas ir, ir iespējama situācija, kad pasta serverim ir vairāk informācijas, nekā norādīts ziņojuma pamattekstā. Galvene satur sūtītāja, adresātu un sūtītāja saimniekdatora adreses.
- Pats ziņojums, kas ir SMTP protokolu valodāsauc par datiem. Tas savukārt ir iedalīts:
- vēstules galvene - pēc analoģijas ar papīra pastu tajā ir dati par pasta serveriem, kuriem vēstule tika cauri, un cita informācija;
- vēstules pamatteksts - pašas vēstules teksts.
E-pasta struktūra biznesa sarakstei
Ja līdz šim runājām par e-pasta struktūru no tehniskā viedokļa, tad tagad apskatīsim labi uzrakstīta e-pasta elementus biznesa sarakstei, jo katrs sevi cienošs uzņēmums cenšas ievērot ar vispārpieņemtiem saziņas standartiem.
Lai gan pastāv liels skaits dažādu elektronisko ziņojumu klasifikāciju, tie ir sadalīti divās grupās pēc dizaina struktūras. Pirmā grupa ir saziņas vēstules, tās tiek izmantotas darba gaitā. Otrais ir vienošanās vēstules: ziņojumi, kuros apkopota sanāksme, norādīti darbu izpildes termiņi un citi svarīgi aspekti, lai noskaidrotu, kādas darbības tiek prasītas no katras puses.
Uzskaitīsim katra e-pasta veida sastāvdaļas atsevišķi.
Vēstules-saziņa
Tās struktūrā jāiekļauj:
- E-pasta tēma. Šajā laukā vislabāk ir norādīt tieši to, ko sagaidāt no saimnieka, piemēram, vienoties par tikšanās laiku, izskatāmo jautājumu sarakstu un tā tālāk.
- Sveicināti. Pat ja vēstuli plānots nosūtīt vairākiem cilvēkiem,lietišķās komunikācijas ētika nozīmē obligātu adresātu sveicināšanu.
- Ziņojuma saturs. E-pasta faktiskais teksts, kurā pēc iespējas precīzāk aprakstīts pieprasījums.
- Korporatīvais paraksts. Punkts, ko daudzi cilvēki aizmirst. Pareizi sastādītā paraksta veidnē ir norādīts pilns autora vārds un amats, viņa kontaktinformācija (tālruņa numurs, saites uz uzņēmuma mājaslapu, e-pasts utt.). Paraksts var atšķirties atkarībā no organizācijas pieņemtajiem noteikumiem un noteikumiem.
- Lauki "Kam" un "Cc". Ne velti tie ir norādīti pēdējie - aizpildot tos pēdējos, jūs izslēgsit iespēju nosūtīt nepabeigtu vai nepārbaudītu ziņojumu.
Vienošanās vēstule
Kā minēts iepriekš, šāda veida elektroniskā ziņa tiek izmantota, lai apkopotu sanāksmes rezultātus, norādītu katras puses rīcības plānu un noteiktu termiņus. Šādas vēstules ir sava veida sanāksmju "protokols" un ļauj ērti strukturēt informāciju. Šāda veida burts tiek būvēts pēc plāna:
- Sveicināti. Ja vēstulē apkopotais sanāksmes dalībnieku skaits bija mazs, varat visus uzskaitīt pēc vārda vai izmantot vispārinātu sveiciena veidu.
- Atkārtojiet tikšanās mērķi, kuras rezultāti ir apkopoti vēstulē.
- Sanāksmes laikā apspriesto jautājumu saraksts. Katram jautājumam ir norādītas vienošanās, lēmumi un izpildes termiņi.
- Problēmu saraksts, kurām nav nepieciešama steidzama atrisināšana, taču kuras nevajadzētu aizmirst.
- Sapulces dalībnieku viedokļa noskaidrošana - vai viss tiek ņemts vērā?
- Paraksta veidne.
